Wedding Coordinator cosa deve fare e di cosa si deve occupare?
Il coordinamento è un compito estremamente complesso e vario, che coinvolge sia la cerimonia che il ricevimento. Chi coordina un matrimonio deve essere pronto ad affrontare varie situazioni.
Si fa presto a dire “coordinamento del giorno”, questi gli aspetti principali da gestire:
- Supervisione allestimenti
Controllare che tutto venga allestito esattamente come concordato, sia alla cerimonia che al ricevimento…e talvolta aggiungere l’effetto sorpresa creando stupore con la creatività! - Ingresso cerimonia
Gestire l’ingresso alla cerimonia non è semplice, perché le cose da fare possono essere tante:
– far spostare le auto nel piazzale in modo che sia tutto libero per le foto degli sposi;
– gestire il corteo d’ingresso;
– far entrare gli invitati al momento giusto;
– fare attenzione che gli invitati ritardatari non entrino mentre sta entrando la sposa rovinando le foto;
– sistemare l’abito e il velo della sposa;
– controllare che la navata sia lasciata libera da carrozzine o altro; - Timing
Definire e controllare il timing significa creare una traccia di svolgimento dell’intera giornata, con relativi orari, e fare in modo che venga rispettata:
– dare ad ogni fornitore coinvolto il proprio orario di inizio lavori;
– fare una scaletta precisa, che preveda l’inizio della preparazione della sposa in tempi utili per essere puntuali alla cerimonia;
– avvisare la location se ci sono ritardi o anticipi rispetto alle previsioni, per far sì che sia tutto pronto all’arrivo degli invitati;
– gestire i flussi di persone dalla zona aperitivo alla zona ricevimento, al taglio torta e al dopocena, sempre in accordo col catering e sempre con chi suona, perché i musicisti devono accompagnare ed essere pronti in ogni momento;
– gestire le tempistiche durante il rinfresco per inserire discorsi, sorprese, balli, effetti speciali, ecc., ovviamente anche questo sempre in accordo con catering e musicisti; - Controllo dei tavoli
Non si sa come mai, ma manca sempre un bicchiere, una sedia, un coltello.
Fare un controllo incrociato con il tavolo nuziale e la piantina della sala è fondamentale perché ognuno trovi il proprio posto e lo trovi perfetto! - Allestimenti in corso della giornata
Sistemare il tavolo dei confetti, dei dolci, le bomboniere e controllare la scenografia per la torta mentre la serata è in svolgimento fa una bella differenza creando quindi il classico effetto wow!